Termeni și condiții
Partile:
1. Calitakropolis SRL cu sediul in Judetul Galati, Localitatea Galati, Str. 1 Decembrie 1918 nr. 21, Bl C/66, cu nr de inregistrare in Reg Comertului J17/854/2006, CUI RO18693791, cont RO, Banca: Trezorerie Galati, reprezentant legal Dna Adriana Manolache, Administrator, in calitate de furnizor de servicii de formare profesionala,
2.Orice persoana juridica sau fizica (delegata sau nu din partea unei persoane juridice) care isi exprima dorinta achizitionarii unui serviciu sau a unui pachet de servicii sau doreste participarea la unul dintre programele sau evenimentele organizate de catre Calitakropolis SRL, in calitate de beneficiar/client ( se pot regasi sub ambele denumiri in document)
CAPITOLUL I
1. Obiectul contractului: Achizitionarea de servicii de formare profesionala prin evenimente tip congrese, conferinte, worshopuri, mese rotunde, etc., cu/sau achizitionarea de servicii hoteliere sau a altor servicii/pachete de servicii pentru care Calitakropolis este autorizata sau are dreptul legal sa le organizeze pe teritoriul Uniunii Europene.
2. Bazele colaborarii cu Calitakropolis SRL: Orice serviciu sau pachet de servicii (formare, perfectionare, organizare de evenimente, conferinte, servicii de cazare) achizitionat de la Calitakropolis SRL, se supune termenilor si conditiilor de mai jos, daca partile nu convin altfel printr-un contract de prestari servicii sau alta forma de exprimare a unui acord bilateral.
2.1. Necunoasterea termenilor si conditiilor contractuale nu poate fi invocata sub nici o forma de niciuna dintre parti.
2.2. Orice fisa individuala de inscriere care intruneste conditiile de forma reprezinta o comanda ferma din partea beneficiarului sau clientului si naste drepturi si obligatii atat pentru furnizor cat si pentru beneficiarul direct sau indirect al serviciului prestat de furnizor.
2.3. Prin completarea si transmiterea fisei individuale de inscriere, beneficiarul serviciilor isi asuma totalitatea termenilor si conditiilor contractuale prezente pe paginile de web ale Calitakropolis SRL si clauzele mentionate in fisa individuala de inscriere.
3. Definirea unor termeni:
3.1. Beneficiar: client persoana fizica sau juridica, cursant, participant la un program de formare/perfectionare, persoana care beneficiaza, contra-cost, de serviciile oferite de Calotakropolis SRL.
3.2. Platitor/Cumparator: institutia publica sau privata, sau persoana fizica care suporta costurile serviciilor furnizate de Calitakropolis SRL. Platitorul indiferent de forma de organizare sau de faptul ca este persoana fizica, este obligat sa cunoasca si sa isi asume din punct de vedere legal Termenii si conditiile contractuale.
3.3. Fisa individuala de inscriere: este documentul prin care un potential beneficiar isi exprima in mod ferm intentia de a contracta un serviciu sau un pachet de servicii de la Calitakropolis SRL.
3.4. Persoana delegata: este persoana fizica ce participa efectiv la unul din serviciile oferite de Calitakropolis SRL si este, de cele mai multe ori, beneficiarul direct al serviciilor. Din punctul de vedere al obligatiilor, persoana delegata este direct responsabila de urmarirea indeplinirii obligatiilor descrise in termenii si conditiile contractuale.
3.5. Obligatia de plata: plata serviciilor comandate revine cumparatorului definit la pct 3.2 in numele caruia s-au emis documente fiscale (facturi fiscale) si ale carui date sunt colectate la Date de facturare din fisa individuala de inscriere. Obligatia de plata se naste din momentul confirmarii in scris, de regula prin e-mail, din partea furnizorului catre beneficiar/client.
CAPITOLUL II
1. Durata termenilor si conditiilor contractuale care se aplica partilor
1.1. Durata generala a termenilor si conditiilor contractuale valabile intre parti este de 1 an sau pana la indeplinirea tuturor obligatiilor asumate intre parti.
1.2. Durata de stocare a documentelor care au stat la baza nasterii relatiei contractuale este data de legislatia specifica (Cod Fiscal, etc.) si patronata de legislatia specifica in domeniul protectiei datelor cu caracter personal (Regulamentul (UE) 2016/679).
CAPITOLUL III
1.Valoarea serviciilor si obligatia de plata
1.1. Valoarea totala a serviciilor va rezulta din serviciile efectiv comandate, calculate la numarul participantilor la fiecare eveniment organizat de Calitakropolis SRL, in baza tarifelor exprimate in invitatiile adresate beneficiarului/clientului, in achizitiile facute prin orice sistem electronic de atribuire (SICAP -www.e-licitatie.ro, etc), in facturile fiscale emise de furnizor catre beneficiar/client/cumparator si a conditiilor din prezentul contract.
CAPITOLUL IV
1. Obligatiile Calitakropolis SRL
1.1. Sa indeplineasca toate conditiile legale pentru serviciile ofertate catre beneficiar/client.
1.2. Sa informeze beneficiarul/clientul cu eventualele modificari substantiale ale serviciilor ofertate.
1.3. Sa emita factura fiscala pentru serviciile comandate, confirmate si verificate impreuna cu beneficiarul/clientul.
1.4. Sa organizeze evenimente stiintifice/programe de perfectionare si de formare profesionala in conditii de calitate si eficienta.
1.5. Sa inmaneze participantilor, la finalizarea programelor, certificate de participare in acord cu prevederile legale in vigoare.
1.6. Sa asigure resursele umane, materiale si tehnice de derulare a activitatilor si serviciilor prestate in conformitate cu oferta generala sau specifica adresata beneficiarului/clientului.
1.7. Sa comunice beneficiarului/clientului orice modificare survenita in graficul derularii unei activitati contractate.
1.8. Sa anunte beneficiarul/clientul in timpul cuvenit, asupra oricaror schimbari neprevazute aparute in timpul derularii serviciilor ce fac obiectul termenilor si conditiilor contractuale.
2. Drepturile Calitakropolis SRL
2.1. Sa utilizeze fotografii si/sau materiale video realizate in cadrul evenimentelor desfasurate pentru promovarea activitatii sale;
2.2. Sa refuze furnizarea serviciilor oferite beneficiarului/clientului pe motivul unui comportament care contravine normelor de buna-conduita in momentul interactiunii cu reprezentanti ai furnizorului, cu alti clienti/beneficiari sau furnizori ai Calitakropolis SRL sau daca exista credite nestinse in relatia cu beneficiarul.
2.3. Sa modifice programul evenimentului pentru buna derulare a acestuia si pentru a facilita accesul la serviciile oferite pentru beneficiar/client.
2.4. In situatia in care, din motive intemeiate, o persoana lector/coordonator nu poate participa la un eveniment/ curs/ seminar/conferinta/program de ffformare/perfectionare furnizorul poate oferi o solutie alternativa pentru buna derulare a activitatii ofertate beneficiarului/clientului neafectand substantial calitatea serviciului ofertat. Intr-o astfel de situatie nu este obligatorie o informare prealabila a participantilor.
2.5. Sa modifice, completeze, anuleze un formator/lector/invitat din cadrul unui eveniment anuntat, daca acest fapt nu afecteaza programul de derulare a evenimentului/conferintei/cursului.
2.6. In situatia in care din motive organizatorice furnizorul nu poate presta din vina sa sau a unui tert o activitate, acesta poate oferi servicii alternative la nivelul celor ofertate.
3. Obligatiile beneficiarului/clientului
3.1. Sa consulte pagina www cu referire la detaliile organizatorice privind oferta Calitakropolis SRL.
3.2. Sa cunoasca toate conditiile financiare si orgabizatorice de cazare ale unitatilor hoteliere partenere ale furnizorului incluzand, dar nelimitand la: tarif cazare, orar de cazare intrare/iesire,clasificare, localizare, politica de cazare a copiilor in functie de varsta, costuri suplimentare generate de situatii particulare ale beneficiarului/clientului/delegatului etc.
3.3. Sa cunoasca termenii si conditiile de cazare specifice fiecarei unitati hoteliere partenere propuse in ofertele furnizorului. Informatiile pot fi solicitate si telefonic sau prin consultarea paginii web a furnizorului.
3.4. Plata eventualelor costuri suplimentare fata de cele incluse si descrise de furnizor in oferta sa generala sau specifica se face la receptia hotelului si in conformitate cu politica hotelului.
3.5. Plat atxelor de statiune/salvamont/salvamar sau plata generata de anumite distrugeri cad in directa sarcina a beneficiarului/clientului/delegatului.
3.6. Participarea la evenimentele Calitakropolis SRL nu este conditionata de cazare.
3.7. Sa achite contravaloarea prestatiilor oferite de furnizor in termenul mentionat pe documentul/documentele de plata.
3.8. Sa aduca la cunostinta furnizorului orice problema legata de serviciile prestate.
3.9. Sa cunoasca faptul ca fisa individuala de inscriere care intruneste toate conditiile de forma (completata integral, datata, semnata atat individual cat si de reprezentantul institutiei platitoare) reprezinta o comanda ferma din partea institutiei, tine loc de contract intre parti si genereaza drepturi si obligatii in conformitate cu termenii si conditiile afisate pe paginile Calitakropolis SRL.
3.10. Sa cunoasca faptul ca inscrierea participantilor se face in limita locurilor disponibile, in ordinea primirii fiselor de inscriere, la telefon +40 729 813 777, sau pe adresa de e-mail: calitakropolis@gmail.com iar confirmarea inscrierii va fi transmisa in scris pe adresa(ele) de email completata in fisa individuala de inscriere si va contine facturile proforme sau fiscale pentru serviciile comandate.
3.11. Sa cunoasca faptul ca in lipsa primirii confirmarii prin e-mail a inscrierii/comenzii ferme furnizorului are dreptul de a nu presta serviciile comandate si ca ii revine beneficiarului/clientului/delegatului obligatia de a contacta telefonic furnizorul pentru detalii suplimentare.
3.12. Sa cunoasca faptul ca nu sunt luate in considerare fisele de inscriere care nu sunt aprobate de conducatorul institutiei (semnatura si stampila) sau care nu contin toate elementele completate in fisa individuala de inscriere.
3.13. Sa cunoasca faptul ca anularea unei participari/comenzi ferme confirmate se face exclusiv in scris (nu telefonic), pe e-mail, la adresa calitakropolis@gmail.com, cu cel putin 10 zile lucratoare, inainte de prima zi de incepere a evenimentului respectiv. Prezenta dispozitie este conditie obligatorie pentru evitarea PENALITATILOR DE PLATA care sunt egale cu contravaloarea serviciilor comandate.
3.14. Sa cunoasca faptul ca prin semnarea fisei individuale de inscriere beneficiarul isi exprima acordul explicit cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal - scopul prelucrarii este furnizarea de informatii cu privire la organizarea evenimentelor Calitakropolis si promovarea ofertei furnizorului care se face prin e-mail, retelele de socializare (facebook, Instagram, Linkedin, etc) fax, telefon, mesaje scrise si pot include expunerea unor date biometrice (materiale fotografice. video si audio) colectate de furnizor din sala/salile de conferinta, exclusiv cu ocazia organizarii unor evenimente profesionale: poze de grup, filmari din cadrul sesiunilor de formare profesionala sau evenimente tip conferinte.
3.15. Sa aiba o conduita civilizata in raport cu furnizorul, cu persoanele implicate in activitatea pe care furnizorul o presteaza sau cu tertii cu care inra in contact pe durata activitatii prestate direct sau indirect de furnizor.
3.16. Sa prezinte documentele solicitate de catre furnizorul de servicii, sa completeze formularistica specifica activitatii prestate de furnizor.
3.17. Sa participe la sesiunile de perfectionare, evaluare conform orarului comunicat, afisat sau convenit in cadrul evenimentului
3.18. Sa cunoasca normele privind securitatea muncii si sa prevada riscurile provenite dintr-o eventuala deplasare in afara locului de munca, a domiciliului sau sediului social unde isi are in mod normal activitatea.
3.19. Sa participe la instrirea initiala
4. Drepturile beneficiarului/clientului
4.1 Sa primeasca serviciile contractate si achitate in relatia cu Calitakropolis SRL in conformitate cu oferta generala si/sau specifica.
4.2. Sa primeasca documentele care atesta participarea la evenimentul respectiv si alte documente necesare.
4.3. Sa primeasca, contra-cost, duplicat dupa certificatul de participare in cazul pierderii/ deteriorarii acestuia.
4.4. Sa participe si la alte activitati de socializare propuse de furnizor in perioada evenimentului, doar daca acestea nu afecteaza prezenta obligatorie la sesiunile furnizorului.
4.5. Sa fie informat cu privire la datele cu caracter personal pe care Calitakropolis SRL le detine exclusiv in relatia cu beneficiarul/clientul/delegatul.
4.6. Sa solicite stergerea sau actualizarea datelor pentru care acesta si-a exprimat consimtamantul.
4.7. Sa se opuna anumitor prelucrari de date personale, pentru motive intemeiate si legitime, cu exceptia cazurilor in care exista dispozitii legale contrare.
4.8. Sa solicite incetarea prelucrarii datelor personale in scopul promovarii imaginii sau a ofertelor furnizorului.
4.9. Sa aiba acces si posibilitatea de completare/modificare asupra datelor cu caracter personal furnizate in relatia cu Calitakropolr SRL, cu exceptia cazurilor in care exista dispozitii legale contrare.
CAPITOLUL V
1. Penalitati:
1.1. Eventualele intarzieri de plati implica pentru beneficiar/client penalitati reprezentand 1% pe zi din valoarea totala a facturilor, suma ce va fi achitata in contul Calitakropolis SRL.
1.2. Calitakropolis SRL este indreptatita sa nu acorde servicii catre beneficiar/client daca platile nu s-au efectuat conform termenului descris in cadrul articolului 3.1 din Capitolul IV al termenilor si conditiilor contractuale.
1.3. In situatia in care beneficiarul/clientul anuleaza o participare, la un curs cu prezenta fizica, cu nerespectarea termenului de 10 zile descris atat in fisa individuala de inscriere precum si la punctul 3.7 din Capitolul IV al termenilor si conditiilor contractuale, penalitatile de plata sunt egale cu contravaloarea serviciilor comandate si confirmate.
CAPITOLUL VI
1. Date cu caracter personal - Politica de securitate a datelor cu caracter personal
1.1. Furnizorul declara ca respecta normele si obligatiile impuse de dispozitiile in vigoare, privind protectia datelor cu caracter personal.
1.2. Furnizorul este constient de faptul ca normele europene din Regulamentul UE 679/2016 se aplica oricarui operator de date sau imputernicit situat in Uniunea Europeana si oricarei persoane care prelucreaza date cu caracter personal ale persoanelor vizate situate in Uniunea Europeana sau care le furnizeaza servicii. Prin urmare, furnizorul confirma respectarea deplina a urmatoarelor prevederi, inclusiv dar fara a se limita la:
a) Capacitatea de a respecta drepturile persoanelor vizate privind accesul la date, stergerea, corectarea sau transferul datelor personale
b) Informarea in caz de incident de securitate a datelor a tuturor destinatarilor relevanti, intr-un interval maxim de 72 de ore si, in cazul Prestatorului nu mai tarziu de 24 de ore de la momentul in care o astfel de incalcare a securitatii datelor a ajuns in atentia acestuia.
c) Indeplinirea tuturor indatoririlor obligatorii privind documentarea conformarii cu Regulamentul (UE) 2016/679.
1.3. Datele cu caracter personal nu pot deveni accesibile sau comunicate unor terte parti neautorizate, sau puse la dispozitie spre utilizare intr-un alt mod. Prin urmare, Calitakropolis SRL va lua toate masurile tehnice si in special organizatorice necesare, in ceea ce priveste obligatiile asumate prin aceasta clauza.
a) Va impiedica persoanele neautorizate sa obtina acces la sistemele de prelucrarea datelor cu care sunt prelucrate sau utilizate datele cu caracter personal.
b) Va preveni utilizarea fara autorizatie a sistemelor de prelucrare a datelor
c)Se va asigura ca persoanele care au dreptul sa utilizeze un sistem de prelucrare a datelor au acces numai la datele la care au Drept de acces si ca datele cu caracter personal nu pot fi citite, copiate, modificate sau eliminate fara autorizatie in cursul prelucrarii sau utilizarii si dupa stocare.
d) Se va asigura ca datele cu caracter personal nu pot fi citite, copiate, modificate sau eliminate fara autorizatie in timpul transmiterii electronice sau transportului si ca este posibil sa verifice si sa decida catre care organisme se doreste sa se efectueze transferul datelor cu caracter personal prin mijloace de transmitere a datelor.
e)Se va asigura ca poate verifica si stabili daca si de catre cine au fost introduse, modificate sau eliminate datele cu caracter personal in/din sistemele de prelucrare a datelor.
f) Se va asigura ca, in cazul unei actiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal, datele sunt prelucrate strict in conformitate cu termenii si conditiile contractuale.
g) Se va asigura ca datele cu caracter personal sunt protejate de distrugere sau pierdere accidentala.
h) Se va asigura ca datele colectate in scopuri diferite pot fi prelucrate separat.
CAPITOLUL VII
1. Dispozitiile finale
1.1. Forta majora: Partile stabilesc de comun acord ca sunt exonerate de ogligatiile asumate prin prezentul contract, in cazul in care neexecutarea acestor obligatii este datorata aparitiei fortei majore, a carei cauza este independenta de vointa partilor, imprevizibila si inevitabila. Invocarea fortei majore de catre una din parti presupune obligatia acesteia de a anunta in scris celeilalte parti cazul de forta majora, in termen de 5(cinci) zile de la data aparitiei acestuia.
1.2. Jurisductie: Orice disputa cu privire la aceste termene si conditii contractuale sau la aceea ce decurge din derularea acestora, se va rezolva pe cale amiabila. In cazul in care nu se gaseste o solutie amiabila, oricare dintre parti poate supune litigiul competentei judecatoresti de la sediul furnizorului.
1.3. Modificarea sau completarea termenilor si conditiilor contractuale se poate face numai cu acordul scris al partilor. Prin acord scris se intelege incheierea unui alt contract de prestari servicii.